主题词也称叙词，是一些以概念为基础的，规范化的，具有组配性能，并可显示词间语义关系的词和词组。主题词分正式主题词和非正式主题词。正式主题词用来标引和检索文献，非正式主题词是查找正式主题词的引导词。
主题词表也称叙词表，是指由自然语言中优选出来的语义相关、族性相关的名词术语按字顺排列所组成的一种规范化的动态词典。《公文主题词表》是用于公文主题标引与检索的主题词表。它是适应机关办公自动化，尤其是计算机数据处理的需要，为党政机关公文主题标引与检索而编制的一部术语控制工具。
公文应当按照主题词表规定的标识规则和词目标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
一、标引规则
1.要直接、准确、客观地反映公文论述的主题。
2.选用的词，一般应是《公文主题词表》中的正式主题词，其书写形式应与词表中的词形一致。
3.选词时，应首先选用切合公文主题概念的、专指性较强的主题词。
4.当没有专指性较强的主题词时，应选用与主题词概念关系较密切的正式主题词进行组配标引。组配标引应遵循下列原则：应优先考虑概念组配，即相组配的主题词之间存在概念相交或概念限定的关系；当词表中没有合适的主题词进行概念组配时，可进行字面组配；组配结果应概念清楚、准确。
5.若词表中无合适主题词进行组配标引时，应选用直接上位主题词标引。
6.若仍无合适的直接上位主题词进行标引时，方可选用主题词表以外的适当词(称自由词)进行标引。自由词标引应遵循下列原则：选用的自由词应符合主题词表的选词原则；标引时，应在自由词后加“△”标记，同时标引出相应的上位主题词；选用人物、年代、组织机构、地区等专用名词作为自由词标引时，人物名称用全称，年代用阿拉伯数字，组织机构、地区名称用全称或规范化简称，不加“△”标记。
7.主题词的标引数量。每件公文所选用的主题词数量一般应在十个以内。
8.主题词的排列次序。一般次序为：反映公文内容的主题在前，反映公文形式的主题词在后。在单主题公文中，反映公文中心内容的主题词在前，反映公文分述内容主题词在后；在多主题公文中，反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。
标引的地区名称、组织机构名称、年代和人物名称等，置于反映公文内容的主题词、文种之前。若地区名称、组织机构名称、年代和人物名称等同时出现在同一公文中，则按地区名称、组织机构名称、年代和人物名称的顺序排列。公文的文种置于最末位。在转(印)发类型的公文中，被转(印)发的公文文种不可作为主题词标引；但如果被转(印)发的公文属于企业内法规，其名称(准则、条例、规则、规定、办法、细则等)应作为主题词标引。
二、标引程序
1.主题分析。主题分析的目的，在于确定公文的主题，据此准确地提炼出主题概念。它是通过审读公文、分析公文的主题类型、结构和确定公文主题标引方式来进行的。
审读公文。主要是通过审读公文内容，特别是公文的标题、摘要或按语、关键性句子、结论性意见，来了解公文发布的意图，从而确定公文的主题(即中心思想)，并用精练的一句话或几句话表述出来。
分析公文的主题类型。公文的主题类型分为单主题和多主题。单主题是指一件公文只有一个主题。多主题又称并列主题，是指一件公文有两个或两个以上的主题。领导讲话、会议纪要、工作总结等公文大多为多主题公文。
分析公文的主题结构。即分析公文主题的主要成分和次要成分及其相互关系。主要成分是公文主题中最核心、最关键的部分，次要成分是对公文主题主要成分的说明以及主要成分所处的时间、空间、所属文件类型等。
确定公文主题标引方式。公文主题标引方式有概括标引、重点标引和全面标引。不同的标引方式决定公文主题标引的不同深度。标引人员可根据公文的特点和工作需要，确定公文主题词的标引方式。
2.主题概念转换。主题概念转换也叫查表选词。由主题分析而确定的主题概念是自然语言形式的词，须依照公文主题词标引规则，将主题概念一个一个地转换成《公文主题词表》中的正式主题词。主题概念的转换分为直接转换和间接转换。直接转换是指主题概念可以从《公文主题词表》中找到相应的主题词；间接转换是指在《公文主题词表》中没有与主题概念直接相对应的主题词，须进行组配标引，或上位词标引、自由词标引。
3.主题标引结果审核。这是减少标引误差，提高标引质量的一个措施。审核的主要任务：一看公文主题概念的提炼是否全面、准确，有无遗漏隐含的主题概念；二看公文主题概念转换所选用的词是否确切地反映了公文的主题内容，是否符合公文主题词标引规则；三看同类型公文，同类型主题所选用的主要主题词是否一致。
三、主题词标引实例
1．《中共中央国务院关于中央党政机关干部教育工作的决定》
主题概念：干部教育工作党政机关 决定
主 题 词：干部教育 党政机关决定
说 明：①单主题公文；概括标引。
②直接转换。“干部教育工作”、“党政机关”、“决定”分别直接转换为《公文主题词表》中的正式主题词“干部教育”、“党政机关”和“决定”。
③主题词按反映公文内容的主题词在前，反映公文形式(文种)的主题词在后的次序排列。
2．《江泽民同志在中央计划生育和环境保护工作座谈会上的讲话》(1997年3月8日)
主题概念：计划生育工作环境保护工作 座谈会 江泽民讲话 1997年
主 题 词：计划生育工作环境保护工作 座谈会 1997年 江泽民 讲话
说 明：①多主题公文；概括标引。
②直接转换。“计划生育工作”、“环境保护工作”、“座谈会”、“讲话”分别直接转换为《公文主题词表中的正式主题词“计划生育工作”、“环境保护工作”、“座谈会”和“讲话”。
③人物名称和年代作为自由词标引，不加“△”标记。
3．《中共中央办公厅 国务院办公厅关于做好1998年元旦、春节期间有关工作的通知》
主题概念：元旦、春节工作关心群众生活 精简会议 制止铺张浪费
双拥工作 1998年 通知
主 题 词：元旦 春节 工作安排关心群众生活 精简会议 制止
铺张浪费 双拥工作 1998年 通知
说 明：①多主题公文；重点标引。
②直接转换。“元旦、春节工作”、“关心群众生活”、“精简会议”、“双拥工作”、“通知”分别直接转换为《公文主题词表》中的正式主题词“元旦”、“春节”、“工作安排”、“关心群众生活”、“精简会议”、“双拥工作”和“通知”。
③间接转换。“制止铺张浪费”分解转换为《公文主题词表》中的正式主题词“制止”和“铺张浪费”。“制止”和“铺张浪费”为概念限定组配。
④年代作为自由词标引，不加“△”标记。
4．《中共中央国务院关于治理向企业乱收费、乱罚款和各种摊派等问题的决定》
主题概念：治理乱收费、乱罚款和各种摊派减轻企业负担 决定
主 题 词：治理 三乱减轻企业负担 决定
说 明：①单主题公文；概括标引。
②直接转换。“减轻企业负担”、“决定”分别直接转换为《公文主题词表》中的正式主题词“减轻企业负担”和“决定”。
③间接转换。“治理乱收费、乱罚款和各种摊派”分解转换为《公文主题词表》中的正式主题词“治理”和“三乱”。“治理”和“三乱”为概念限定组配。
5．《中共中央印发<关于县以上党和国家机关党员领导干部民主生活会的若干规定>的通知》
主题概念：民主生活会 党和国家机关党员领导干部 规定 通知
主 题 词：民主生活会党政机关 党员 领导干部 规定 通知
说 明：①单主题公文；概括标引。
②直接转换。“民主生活会”、“党和国家杭关”分别直接转换为《公文主题词表》中的正式主题词“民主生活会”和“党政机关”。
③间接转换。“党员领导干部”分解转换为《公文主题词表》中的正式主题词“党员”和“领导干部”。“党员”和“领导干部”为概念交叉组配。
④该《通知》印发的公文为党内法规，按照公文主题标引细则的要求，“规定”和“通知”均作为正式主题词直接标引。
6．《全国农村工作会议纪要》(中共中央1982年1月1日批转)
主题概念：农村工作会议农业生产责任制农村商品流通 农村科学技术
提高经济效益 农村基层组织建设会议纪要 1982年
主 题 词：农村工作会议农业生产 责任制 商品流通 农业科技
经济效益 基层组织建设 1982年 会议纪要
说 明：①单主题公文；全面标引。
②直接转换。“农村工作会议”、“农村商品流通”“农业科学技术”、“提高经济效益”、“农村基层组乡建设”、“会议纪要”分别直接转换为《公文主题词表》中的正式主题词“农村工作会议”、“商品流通”、“农业科技”、“经济效益”、“基层组织建设”和“会议纪要”。
③间接转换。“农业生产责任制”分解转换为《公文主题词表》中的正式主题词“农业生产”和“责任制”。“农业生产”和“责任制”为概念限定组配。
④年代作为自由词标引，不加“△”标记。
⑤主题词按反映公文中心内容的主题词在前，反映分述内容的主题词在后，并依各级所反映主题出现的先后次序排列。
7．《邓小平同志在省、市、自治区党委书记座谈会上的讲话》 (1981年7月2日)
主题概念：选拔中青年干部座谈会 1981年 邓小平讲话
主 题 词：干部选拔 中青年干部座谈会 1981年 邓小平 讲话
说 明：①单主题公文；全面标引。
②直接转换。“座谈会”、“讲话”分别直接转换为《公文主题词表》中的正式主题词“座谈会”和“讲话”。
③间接转换。"选拔中青年干部"分解转换为《公文主题词表》中的正式主题词“干部选拔”和“中青年干部”。“干部选拔”和“中青年干部”为概念限定组配。
④任务名称和年代作为自由词标引，不加“△”标记。
⑤主题标引要反映公文主题——选拔中青年干部，不能简单地将标题分解。
8．《中共中央 国务院关于转发(中央宣传部、司法部关于在公民中开展法制宣传教育的第三个五年规划)的通知》
主题概念：开展法制宣传教育的第三个五年规划通知
主 题 词：普法规划 通知
说 明：①单主题公文；概括标引。
②间接转换。鉴于《公文主题词表》中没有与“开展法制宣传教育的第三个五年规划”直接对应的专指性正式主题词，而上位词“普法规划”比“法制宣传”和“规划”的组配更能准确、全面地反映主题概念，因此选用上位词标引。
③文种“通知”为正式主题词，直接标引。
9．《中共中央办公厅国务院办公厅关于转发(中央宣传部、国家教委、民政部、文化部、国家文物局、共青团中央关于加强革命文物工作的意见)的通如》
主题概念：革命文物工作通知
主 题 词：文物工作 通知
说 明：①单主题公文；概念标引。
②间接转换。“革命文物工作”用上位词“文物工作”进行标引。
③按照公文主题词标引细则的要求，该《通知》转发的公文文种“意见”不标引；“通知”可直接标引。
10．《中共中央关于坚持“少宣传个人”几个问题的指示》
主题概念：少宣传个人 纪念设施建设
个人文集、传记的出版 治丧活动指示
主 题 词：宣传方针 少宣传个人△ 纪念设施 文集
传记出版发行 治丧活动 指示
说 明：①单主题公文；重点标引。
②直接转换。“纪念设施建设”、“治丧活动”、“指示”分别直接转换为《公文主题词表》中正式主题词“纪念设施”、“治丧活动”和“指示”。
③间接转换。“个人文集、传记的出版”分解转换为《公文主题词表》中的正式主题词“文集”、“传记”和“出版发行”。“文集”、“传记”和“出版发行” 为概念限定组配。鉴于“少宣传个人”是党的一项重要宣传方针，因此作为自由词标引，并在词后加“△”标记，同时标出其上位词“宣传方针”。
④鉴于该方针对当时宣传工作中存在的一些问题，重点对领导人纪念设施的建设和文集、传记的编辑出版及治丧活动的安排等问题作了明确规定，其精神具有长期的指导作用，从利用角度考虑，采用重点标引的方式。
| 
