华师党政字〔2017〕1号

校内各单位：

为推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，进一步提高公文处理工作质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《教育部公文处理规定》（教办〔2013〕7号），结合学校实际，对《华中师范大学公文处理办法》（华师党政字〔2007〕1号）进行了重新修订，于2017年1月9日起施行。2007年11月27日印发的《华中师范大学公文处理办法》停止执行。

中共华中师范大学委员会

华 中 师 范 大 学  

2017年1月9日    

华中师范大学公文处理办法

（修订版）

第一章 总则

第一条 学校公文是学校在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。为推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，进一步提高公文处理工作质量和效率，根据《党政单位公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《教育部公文处理规定》（教办〔2013〕7号），结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于以学校党委、行政名义制发的各类公文处理工作。

第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 学校办公室是学校公文处理的管理机构，主管并负责指导全校各单位的公文处理工作。各职能部门（直附属单位）和学院（中心、所）均应指定专人从事公文处理工作。公文处理人员应当忠于职守、廉洁正派，具备相关专业知识。

第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第二章 公文种类

第六条 学校日常使用的公文种类主要有以下十一种：

（一）决定。适用于对学校重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级单位不适当的决定事项。

（二）公告。适用于向外宣布学校重大事项。

（三）通告。适用于公布校内外有关方面应当遵守或者周知的事项。

（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知。适用于发布规章，任免和聘用干部；传达上级单位的指示，转发上级单位和不相隶属单位的公文，批转下级单位的公文；传达要求下级单位办理和需要周知或者执行的事项。

（六）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（七）报告。适用于向上级单位汇报工作，反映情况，回复上级单位的询问。

（八）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

（九）批复。适用于答复下级单位的请示事项。

（十）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第七条 华中师范大学各类公文格式均按照《党政单位公文格式》（中华人民共和国国家标准GB/T 9704—2012）执行。

第八条 学校公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可使用发文单位全称或者规范化简称。

（五）发文字号。发文字号由发文单位代字、年份和发文顺序号组成。联合发文，只标明主办单位的发文编号。顺序号不加虚号，如1号，不编为001号。编号位置，有文件版头时，放在标题上方、文头下面，否则放在标题右下侧。学校文件应在领导审批签发、复核后编文号。联合行文时，使用主办单位的发文字号。学校公文使用的代字号有：党政字、党字、行字、党函字、行函字、纪要字、纪要专字、学校办字、行外字、行学字。

（六）签发人。上行文应当注明签发人、会签人姓名。

（七）标题。标题要简明、准确、一目了然，由发文单位名称、事由和文种组成。

（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位简称。

（九）正文。公文主体，叙述公文主要内容，要求情况确凿，言简意赅。

（十）附件说明。公文如有附件，应在正文之后、成文日期之前，注明附件的顺序号和名称。

（十一）发文单位署名。署中共华中师范大学委员会或华中师范大学或华中师范大学学校办公室。

（十二）成文日期。署会议通过或者学校领导签发的日期。顺写年、月、日，并用阿拉伯数字标全。年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编01）。成文日期一般以负责人签发的日期为准。法规性公文，以批准日期为准。

（十三）印章。学校公文一般应加盖印章，印章盖在发文日期上。

（十四）附注。需要说明的其他事项，要在公文中加括号标注。“请示”公文必须在附注中写明联系人姓名和联系电话。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，在印发单位和印发日期之前，与公文正文一起装订。

（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（十七）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第九条 学校公文用纸种类

（一）学校日常使用的红字版头公文用纸为以下10种：

1．“中共华中师范大学委员会、华中师范大学文件”文件纸，适用于以学校党委和行政名义联合发出的公文。

2．“中共华中师范大学委员会文件”文件纸，适用于以学校党委名义发出的公文。

3．“华中师范大学文件”文件纸，适用于以学校名义发出的公文。

4．“华中师范大学学校办公室文件”文件纸，适用于以学校办公室名义发出或转发相关职能部门（直附属单位）需要印发的校内公文。

5．“中共华中师范大学委员会”函件纸，适用于以学校党委名义向不相隶属单位发出的公文。

6.“华中师范大学”函件纸，适用于以学校名义向不相隶属单位发出的公文。

7．“中共华中师范大学委员会常委会会议纪要”文件纸，适用于党委常委会会议纪要。

8.“中共华中师范大学委员会全委会会议纪要”文件纸，适用于党委全委会会议纪要。

9．“华中师范大学校长办公会会议纪要”文件纸，适用于校长办公会会议纪要。

10．“华中师范大学专题会议纪要”文件纸，适用于专题会议纪要。

（二）学校公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），在左侧装订。张贴的公文用纸大小根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

严格控制公文数量。凡属以下情况的，不再制发公文：国家法律法规和党内法规已作出明确规定的；现行公文仍然适用的；就某项工作已作出安排部署、有关单位已明确任务的；对工作表态、没有实质性内容、可发可不发的；某项工作的政策已经明确，执行过程中出现了新情况、新问题但没有新的措施或者办法，只作一般性号召或者重申已有规定、要求的；使用电话、传真、邮件等其他手段可办理的。

第十一条 学校行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

（一）学校办公室根据授权可以向党政各职能部门（直附属单位）、各分党委（党总支）和各学院（中心、所）行文。

（二）除学校办公室外，学校各职能部门（直附属单位）、学院（中心、所）原则上不得以二级单位名义对外正式行文。如确有需要，可在规定的职权范围内，以二级单位函件形式与有关部门商洽工作、询问和答复一般事务性问题。

第十二条 根据发文单位与收文单位之间的行文关系，学校公文分为上行文、下行文和平行文。行文应当遵照以下规定：

（一）上行文。向上级单位的行文，一般用请示、报告、意见等文种。

上行文原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。对涉及校外单位职权范围内的事项，应当先与其协商，取得一致意见后方可行文。

除上级单位领导同志直接交办的事项和必须直接报送的绝密事项外，原则上不得以学校名义向上级单位领导同志个人报送公文，不得以学校领导个人名义向上级单位及领导同志报送公文。

（二）下行文。对下级单位的行文，一般用通知、通报、意见、决定、批复等文种。

（三）平行文。同级或者不相隶属的单位之间行文，一般用函、意见等文种。

第五章 公文拟制

第十三条 公文拟制包括公文的起草、会签、审核、签发等程序。

第十四条 公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规、党的路线方针政策及学校有关规定。完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其它单位职权范围内的事项，起草单位必须征求相关单位意见，力求达成一致。

（七）职能部门（直附属单位）负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

（八）所拟公文，如果是上级单位或有关单位来文要求办理的事项，应将来文附后；如果是党委常委会（党委全委会）、校长办公会通过的事项，应将相应的会议纪要附后；依据原有公文进行修订的公文，应在文中注明原有公文（文件名称、文号）同时废止，并将原有公文附后。

第十五条 公文会签

严格执行公文会签制度。凡涉及两个或两个以上职能部门（直附属单位）、学院（中心、所）业务的公文，主办单位应主动与有关单位协商会签。如有分歧意见难以在单位间协商解决的，由主办单位将分歧意见列出，连同文稿一并送学校办公室报校领导协调或审定。

第十六条 公文审核

各办文单位要按照“华中师范大学发文审批表”的要求准确填写公文标题、主送和抄送单位、附件、拟稿人等详细信息，由单位负责人签署意见、签名，并加注日期后，连同拟写的公文送学校办公室审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否符合学校实际；是否完整准确体现发文单位意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

（六）学校办公室审核合格后，加盖“文书室已核”印戳。

（七）学校办公室审核不宜发文的公文文稿，应退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

第十七条 公文签发

（一）学校公文由学校办公室负责审核后呈送有关校领导签发，未经学校办公室审核的公文一律不得径送校领导签发。

（二）业务性的专项工作公文由主管校领导签发，综合性的重大问题由党委书记或校长签发。部分例行公文，当主管校领导不在校内时，可由学校办公室主任根据授权代行签发。以学校办公室名义印发的平行文、下行文，可由学校办公室主任签发，涉及重要事项的，须报请主管校领导审核同意。

（三）签发人应及时签发文件。签发时，应在发文审批表中领导签发栏中写明“发”、“同意印发”等字样，并签名、注明日期。受委托代签的，要注明“代签”。如认为需送其他领导审阅，可注明“请送××同志阅后再发”。圈阅或者签名的，视为同意。

第六章 公文办理

第十八条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第十九条 收文（校外来文）办理的程序：

（一）学校办公室收到上级单位的下发公文，进行登记编号后附《文件处理签》，送学校办公室负责人提出拟办意见后送有关校领导阅示，学校办公室传达批示，将文件发送承办单位处理。如遇紧急公文，学校办公室可先行复印送承办单位处理，原件留校领导阅示。

（二）对上级单位直接下发到学校相关职能部门（直附属单位）的文件，收文单位须将文件送学校办公室，由学校办公室按照公文处理流程运转。

（三）承办单位收到上级交办的公文应及时办理，不得延误、推诿，并按时限要求将公文处理情况及时反馈学校办公室。

第二十条 发文办理的程序：

（一）复核。已经领导签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围并详细记载。

（三）印制。经签批后的公文，由主办单位送文印室按规范的公文格式印制。公文印制必须确保质量和时效。如发现错误，应与核稿人联系，不得擅自改动。印制文件应避免末页无正文，如无法避免，应注明“（此页无正文）”。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（四）核发。公文印制完毕，主办单位应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

（五）要注意控制发文范围和印数。学校公文非特殊需要，除印制5份纸质文件存档外，均在学校数字化办公系统中发布。

第二十一条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件单位机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第二十二条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。

第七章 公文管理

第二十三条 学校各单位应当建立健全公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第二十四条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行。需要变更的，应当经发文单位批准。公文发送、传递过程中严格执行签收制度，送文单位和收文单位均应登记备案，并注明来往去向，以备查考、督办。

第二十五条 起草、签发涉密公文要严格按照学校涉密文件管理规定做好涉密公文的定密、签转和安全保密工作。未经批准，禁止各单位复制、翻印、汇编涉密公文，以及标注“不予公开”的中央、省委文件。

第二十六条 复制、汇编的公文视同原件管理。公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第二十七条 公文的撤销和废止，由发文单位、上级单位根据职权范围和有关法律规定决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第二十八条 不具备归档和保存价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第二十九条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章 培训奖惩

第三十条 建立公文处理培训交流机制。将公文处理培训作为职员入职培训和办公室工作人员岗前培训的必备内容，并纳入干部学习、培训工作。通过多种行之有效的方式，加强公文处理工作的交流。

第三十一条 实行优秀公文评选制度，科学评价公文办理工作，对获奖单位和个人给予奖励，并将获奖情况作为单位年度目标管理工作考核、个人年度履职考核的重要参考。具体评选办法见《华中师范大学优秀公文评选办法》。

第三十二条 实行公文处理责任追究制度。有以下情形并造成不良后果的，须责令补救改正，视情予以通报，情节严重的，按有关规定予以问责。

（一）未履行审核把关职责或者审核把关不严的；

（二）未按规定时限办理，或者违反公文处理程序的；

（三）擅自行文，或者随意扩大（缩小）发送范围的；

（四）未按规定进行风险评估或者合法性审查的；

（五）未正确标注公开属性的；

（六）未履行会签程序，或者会签单位存在不同意见未说明情况的；

（七）以函件形式下发政策性、指令性公文等越权行文的；

（八）其他违反公文处理规定的行为。

第九章 附则

第三十三条 学校公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法另行制定。公文处理中涉及公文网上运行的有关规定另行制定。

第三十四条 机要文件（涉密文件）处理按照《华中师范大学机要文件管理规定》（华师行字〔2015〕184号）执行。

第三十五条 规章制度的制定按照《华中师范大学规章制度制定暂行办法》（华师党政字〔2013〕1号）执行。

第三十六条学校各职能部门（直附属单位）、学院（中心、所）的公文处理工作，可以参照本办法执行。

第三十七条 本处理办法由学校办公室负责解释。

第三十八条 本处理办法自2017年1月9日起施行。2007年11月27日印发的《华中师范大学公文处理办法》（华师党政字〔2007〕1号）同时废止。