工作感悟

办公室秘书怎样做好信息工作

作者:    日期:2017-12-15    点击:
  日常工作中,信息的存在形式是多方面的。例如,秘书收到的文件及邮件,接听的电话,阅读的报刊,浏览的网页及形成的会议记录等。面对每天接触的各种纷繁复杂的信息,作为秘书,应有效地处理这些信息,保障信息工作得以顺利开展,使之为领导的决策发挥积极作用。苏珊是某单位的秘书,她是怎样进行信息工作的呢?一、着眼领导工作,做到有效辅助  秘书是近身服务于领导的工作人员,其工作定位必然是以领导为服务对象,...

  日常工作中,信息的存在形式是多方面的。例如,秘书收到的文件及邮件,接听的电话,阅读的报刊,浏览的网页及形成的会议记录等。面对每天接触的各种纷繁复杂的信息,作为秘书,应有效地处理这些信息,保障信息工作得以顺利开展,使之为领导的决策发挥积极作用。苏珊是某单位的秘书,她是怎样进行信息工作的呢?

一、着眼领导工作,做到有效辅助

  秘书是近身服务于领导的工作人员,其工作定位必然是以领导为服务对象,以领导及其工作为核心。可以说,秘书辅助领导日常工作是一个常态,因而,那些上传下达、左右疏通、撰写文稿、会议准备、文书处理、电话处理等信息工作都是围绕其间的必要环节。秘书信息工作的基本途径理应是着眼领导工作,做到有效辅助。

  这里是秘书苏珊对信息处理的几个有效做法。一是根据主管的口授笔记迅速整理出将上会讨论的事项;二是捡拾出必须由主管过目的航空信件;三是整理备忘录置于主管的签字卷夹内;四是将查阅的资料附在来信之后,置于主管的“速件”卷夹内;五是在行事历上记下主管交办的明天的事项。我们看到,苏珊的一系列务实做法,正是本着为领导服务的宗旨,根据领导的实际工作需求,跟进信息工作。面对一个日理万机的主管,苏珊秉持的信息工作理念是:熟悉并适应主管的行事风格,熟悉公司的业务流程,为主管处理各项事务尽铺垫及善后之责。

  毋庸置疑,领导日常工作的每个环节无不和秘书的信息处理紧密相关。譬如,当领导表示出某种意图时,秘书应当注意领会和把握其主要精神,并以此为信息处理的切入点,最终形成决策所需的文本,为解决今后的实际问题搭桥铺路。又如,当领导有外出考察任务时,秘书应当及时传递辅助信息,这其中除了制订明确的计划外,还应竭尽所能提供考察地的相关背景资料,以保障领导出行的实效性,提高其工作效率。

二、放眼日常事务,做到未雨绸缪

  作为秘书,除了接听电话、收发文件、迎来送往、参加会议等冗杂的日常事务外,还要经常面对工作中随时可能出现的各种特殊状况。可以说,信息大量涌入、高度密集。一个职业秘书对此应有足够的心理准备,以科学的预见和充分的实战经验,使自己立于不败之地。所以,秘书信息工作的第二个途径应该是放眼日常事务,做到未雨绸缪。

  对此,苏珊有这样的说法,“不要以为我每天都要加班工作,我并不是每天如此。只是在绝对必要时才这样做,我认为我必须时时有所准备,以迎接这种情况的发生。”“对于会议议程表,我通常都在较实际需要时间提前几天,以防临时赶不及。”在苏珊的案头始终准备着一本笔记簿,翻在空白的一页,以备不时之需。苏珊对信息处理得未雨绸缪,带来的是整个工作的有序推进,创造的是卓有成效的办公室文化。

  现代管理日趋复杂,无形之中给秘书的信息工作带来了各种挑战。就以开会为例,召开一次会议,其间的策划、组织、协调、写作、主持等过程最能考量秘书的信息处理能力。这主要表现在:一是根据领导意图和工作方向确定会议主题;二是根据会议内容制定会议议程;三是准备会议文件;四是做好会议通知;五是根据会议要求合理调配各种资源;六是应对会议其间的各种信息疏漏情况;七是会议期间做好记录、编写简报;八是会后撰写会议纪要。如此林林总总,秘书对各种会议信息的处理非但任务重,责任也大。

  因此,信息工作要求秘书能通过日常工作做个有心人,练就体察世事、预测准备的内功,正所谓“于无声处听惊雷”。

三、主动承担任务,做到有效沟通

  主动处理信息、谨慎传递信息,力求信息工作的畅通,这是对秘书的又一项考验。苏珊曾说过这样一段工作感言:“我想首先是我能专心致志,心无旁骛;其次便是自动自发的精神,不管我的主管是不是催促我,我总是按部就班地做好我该做的工作。”

  秘书信息工作的第三个途径应该是主动承担任务,做到有效沟通。苏珊在这方面也为我们树立了榜样。她的信息处理亮点表现在:一是对阅读的各种信息都会有针对性地进行摘录;二是在重大节庆日,会亲自致电、或撰写贺信及贺卡发给重要客户;三是随时就各类问题与部门负责人沟通。

  从苏珊的做法可以看到,虽然秘书并没有义务牺牲自己的私人时间去额外地投身于工作,但如果秘书主动承担任务,那样既是对自身的打造,也是一种积极的境界,更是实现有效沟通的基本前提。可以说,信息处理的良性循环便是打通管理的各种关节,理顺工作思路,使组织内的成员朝着共同的愿景努力。

  当领导工作遇到疑难问题时,秘书应积极主动地思考“我能为领导做些什么”,提供解决问题的建议信息,为领导分忧;当决策执行受阻时,秘书更有责任通过调研和协调,积极沟通上下左右,直到决策得以顺利贯彻执行。

四、重视信息反馈,做到适时跟进

  秘书日常对信息的深刻理解、综合处理及合理利用是秘书活动的基本职能,也是秘书活动中的必然内容。由于秘书信息工作受历史与自身认识能力的局限,对社会及单位的新精神、新动向、新政策、新经验等“新鲜信息”的掌握总会有不到位的情况,这在一定层面上影响了解决问题的力度。为此,秘书信息工作的第四个途径应该是重视信息反馈,做到适时跟进。

  例如,苏珊在开会时两度被电话打断,回到办公室后,除回复一紧急电话外,还检查档案,获取必要的资料,仔细回复了另一个电话。苏珊对这些看似平常的电话业务从来都是认真处理,妥善解决。

  的确,作为一个职业秘书,对这种细节问题绝不可小觑,因为秘书对信息的处理是于细微处见精神。从苏珊的工作中,我们可以认识到,积极主动,化繁为简,讲求实效,理应是职业秘书信息工作努力的方向。

(摘自:领导之友)